Deze verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de Algemene Voorwaarden van HappyClient (sectie 28) en is automatisch van toepassing op elke zakelijke klant die de Diensten gebruikt. Er is geen handtekening nodig. Een medeondertekend exemplaar voor uw administratie is op verzoek beschikbaar via privacy@thehappyclient.com.
Partijen
Deze verwerkersovereenkomst wordt gesloten tussen:
- de Klant, de onderneming die de Algemene Voorwaarden van HappyClient aanvaardt, hierna de "Verwerkingsverantwoordelijke", en
- HappyClient BV, met maatschappelijke zetel te Coupure Rechts 88, 9000 Gent, België, ingeschreven onder ondernemingsnummer BE 1022.204.608, hierna de "Verwerker",
samen de "Partijen".
Artikel 1: Voorwerp en duur
1.1. Deze overeenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens door de Verwerker in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de dienstverlening van HappyClient: het verzamelen, verwerken, monteren en ter beschikking stellen van video-, audio- en tekstgetuigenissen (testimonials en interviews) via het HappyClient-platform, conform artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 ("AVG").
1.2. Deze overeenkomst geldt zolang de onderliggende dienstverleningsovereenkomst loopt en zolang de Verwerker persoonsgegevens voor de Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.
Artikel 2: Aard, doel en omvang van de verwerking
2.1. De details van de verwerking (categorieën betrokkenen, categorieën persoonsgegevens, doeleinden) zijn beschreven in Bijlage 1.
2.2. De Verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke en uitsluitend voor het leveren van de overeengekomen diensten, tenzij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling de Verwerker tot verwerking verplicht; in dat geval stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan vooraf in kennis, tenzij die wetgeving dit verbiedt.
2.3. De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis indien een instructie naar zijn oordeel een inbreuk oplevert op de AVG of op andere gegevensbeschermingsbepalingen van de Unie of een lidstaat.
Artikel 3: Vertrouwelijkheid
3.1. De Verwerker waarborgt dat personen die gemachtigd zijn de persoonsgegevens te verwerken zich tot vertrouwelijkheid hebben verbonden of door een passende wettelijke verplichting van vertrouwelijkheid zijn gebonden.
3.2. De Verwerker erkent dat ook de loutere identiteit van een betrokkene als cliënt van de Verwerkingsverantwoordelijke vertrouwelijke informatie is, en behandelt die als zodanig.
Artikel 4: Beveiliging
De Verwerker neemt alle overeenkomstig artikel 32 AVG vereiste technische en organisatorische maatregelen. Een overzicht van de actuele maatregelen is opgenomen in Bijlage 3.
Artikel 5: Subverwerkers
5.1. De Verwerkingsverantwoordelijke verleent hierbij een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers opgenomen in Bijlage 2.
5.2. De Verwerker informeert de Verwerkingsverantwoordelijke over beoogde toevoegingen of vervangingen van subverwerkers, waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid heeft binnen 14 dagen gemotiveerd bezwaar te maken. Bij een gegrond bezwaar dat niet binnen een redelijke termijn wordt opgelost, kan de Verwerkingsverantwoordelijke de betrokken dienstverlening kosteloos beëindigen.
5.3. De Verwerker legt aan elke subverwerker dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op als in deze overeenkomst en blijft jegens de Verwerkingsverantwoordelijke volledig aansprakelijk voor de nakoming door de subverwerker.
Artikel 6: Doorgifte buiten de EER
Voor zover een subverwerker persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, waarborgt de Verwerker dat die doorgifte plaatsvindt op basis van een geldig doorgiftemechanisme in de zin van hoofdstuk V AVG, waaronder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's) en/of een adequaatheidsbesluit (waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor daaronder gecertificeerde ontvangers). Bijlage 2 vermeldt per subverwerker de verwerkingslocatie en het toepasselijke mechanisme.
Artikel 7: Bijstand aan de Verwerkingsverantwoordelijke
7.1. De Verwerker verleent, rekening houdend met de aard van de verwerking, bijstand bij het vervullen van de plicht van de Verwerkingsverantwoordelijke om verzoeken van betrokkenen (inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar) te beantwoorden. Verzoeken die de Verwerker rechtstreeks bereiken, worden onverwijld aan de Verwerkingsverantwoordelijke doorgegeven.
7.2. De Verwerker verleent bijstand bij het nakomen van de verplichtingen uit artikelen 32 tot en met 36 AVG (beveiliging, melding van inbreuken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling), rekening houdend met de aard van de verwerking en de hem ter beschikking staande informatie.
Artikel 8: Melding van inbreuken
De Verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na kennisname, aan de Verwerkingsverantwoordelijke via het door deze opgegeven contactpunt, met alle informatie die de Verwerkingsverantwoordelijke redelijkerwijs nodig heeft voor de eventuele melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokkenen. Vragen en meldingen aan de Verwerker verlopen via privacy@thehappyclient.com.
Artikel 9: Verwijdering en teruggave
9.1. Na afloop van de dienstverlening verwijdert de Verwerker, naar keuze van de Verwerkingsverantwoordelijke, alle persoonsgegevens of bezorgt hij ze terug in een gangbaar, machineleesbaar formaat, binnen 30 dagen, en verwijdert hij bestaande kopieën, tenzij opslag wettelijk verplicht is.
9.2. Daarnaast verwijdert de Verwerker op eenvoudig verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke tijdens de looptijd specifieke gegevens (waaronder ruwe opnamen na oplevering van de afgewerkte video's), binnen 30 dagen na het verzoek.
Artikel 10: Audit en informatie
10.1. De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de verplichtingen uit artikel 28 AVG aan te tonen, en maakt audits mogelijk, uit te voeren door de Verwerkingsverantwoordelijke, een door deze gemachtigde auditor of de bevoegde toezichthoudende autoriteit, mits redelijke voorafgaande kennisgeving en maximaal éénmaal per jaar behoudens aanwijzingen van niet-naleving. De kosten van een audit zijn voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke, behoudens vastgestelde niet-naleving.
10.2. De Verwerker houdt een register van verwerkingsactiviteiten bij conform artikel 30(2) AVG.
Artikel 11: Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van Partijen onder deze overeenkomst is onderworpen aan de beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid uit de onderliggende dienstverleningsovereenkomst tussen Partijen, of bij gebreke daarvan uit de algemene voorwaarden van de Verwerker. Dit doet geen afbreuk aan de aansprakelijkheid van Partijen jegens betrokkenen onder artikel 82 AVG.
Artikel 12: Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht. Geschillen worden voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent. Toezichthoudende autoriteit: de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
Bijlage 1: Details van de verwerking
| Onderwerp | Details |
|---|---|
| Aard en doel | Verzamelen van video-/audio-/tekstgetuigenissen via een gebrande online interviewflow; professionele montage en ondertiteling; ter beschikking stellen van de afgewerkte video's en afgeleide content-assets via het HappyClient-platform. |
| Categorieën betrokkenen | Personen die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden uitgenodigd om een getuigenis op te nemen (klanten, experts, partners, medewerkers); platformgebruikers van de Verwerkingsverantwoordelijke. |
| Categorieën persoonsgegevens | Naam, e-mailadres, functie/organisatie; beeld- en geluidsopnamen; transcripties en ondertitels; door de betrokkene gegeven toestemming; technische loggegevens. |
| Bijzondere categorieën | De betrokkene bepaalt zelf de inhoud van zijn getuigenis; de Verwerker verwerkt geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens als zodanig en zet geen biometrische identificatie in. |
| Bewaartermijn | Afgewerkte video's en metadata: zolang de dienstverlening loopt. Ruwe opnamen: tot 24 maanden na oplevering, daarna verwijdering, tenzij de Verwerkingsverantwoordelijke eerder om verwijdering verzoekt (art. 9.2) of schriftelijk om langere bewaring vraagt. |
Bijlage 2: Subverwerkers
De actuele lijst van subverwerkers en hun locaties staat op thehappyclient.com/subprocessors; wijzigingen worden daar minstens 14 dagen vooraf aangekondigd. Stand 8 oktober 2026:
Subverwerkers die deelnemersgegevens verwerken
| Subverwerker | Rol | Locatie/regio | Doorgiftemechanisme |
|---|---|---|---|
| Vercel Inc. (VS) | Hosting webapplicaties; opslag ruwe video-uploads | EU (Frankfurt) | DPA + SCC's (Amerikaanse moedervennootschap) |
| Google Cloud (Google Ireland Ltd) | Videoverwerking en secretbeheer | EU, regio België (europe-west1) | Binnen EER |
| Cloudflare Inc. (VS) | Opslag verwerkte media (afgewerkte video's, audio, thumbnails) | West-Europa (WEUR) | DPA + SCC's |
| Upstash Inc. (VS) | Sessiedatabank (naam, e-mail, toestemming, antwoorden, transcripties) | EU, AWS eu-central-1 (Frankfurt) | DPA + SCC's (Amerikaanse moedervennootschap) |
| OpenAI LLC (VS) | AI-transcriptie en ondertitelcorrectie/-vertaling | VS | DPA + SCC's; API-gegevens worden niet gebruikt voor modeltraining |
| OpenRouter Inc. (VS) | AI-tekstverwerking op transcripties (samenvattingen, labels), via modellen van Google | VS | DPA + SCC's |
| Resend Inc. (VS) | Transactionele e-mailnotificaties | VS | DPA + SCC's |
| PostHog Inc. | Productanalytics (geen session recording) | EU-hosting | Binnen EER |
| Functional Software Inc. (Sentry) | Foutlogging | EU-hosting (Duitsland) | Binnen EER |
Subverwerkers die enkel account- en facturatiegegevens van platformgebruikers verwerken
| Subverwerker | Rol | Locatie/regio | Doorgiftemechanisme |
|---|---|---|---|
| Clerk Inc. (VS) | Authenticatie van platformgebruikers (deelnemers aan een interview hoeven niet in te loggen) | VS | DPA + SCC's |
| Neon Inc. (VS) | Databank organisatie- en platformmetadata (geen deelnemersgegevens) | EU, AWS eu-central-1 (Frankfurt) | DPA + SCC's (Amerikaanse moedervennootschap) |
| Stripe Payments Europe Ltd. (IE) | Betalingsverwerking facturatie | EU (Ierland); doorgifte aan Stripe Inc. (VS) mogelijk | DPA + SCC's |
Bijlage 3: Technische en organisatorische maatregelen (TOM's)
- Versleuteling van alle datatransport (TLS 1.2+); versleuteling at rest bij de gebruikte cloudleveranciers.
- Toegang tot het platform via geauthenticeerde accounts, gescheiden per klantorganisatie (organisatie-scoping); intern toegangsbeheer volgens least privilege.
- Videoverwerking in een afgeschermde cloudomgeving in de EU (Google Cloud, regio België); secrets beheerd via Google Secret Manager (EU-replicatie).
- Media ontsloten via unieke, niet-afleidbare URL's; publicatie van een video gebeurt enkel op initiatief van de klant.
- Fout- en beveiligingsmonitoring (EU-hosting); logging van verwerkingsactiviteiten.
- Expliciete toestemmingsstap voor elke deelnemer vóór indiening van een opname; intrekking mogelijk via privacy@thehappyclient.com.
- Back-ups en herstelvoorzieningen via de gebruikte cloudleveranciers.
Versie 1.0, van kracht op 8 oktober 2026.
Wijzigingen
- 8 oktober 2026: versie 1.0 gepubliceerd. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van de Algemene Voorwaarden van HappyClient en geldt voor elke zakelijke klant, zonder handtekening.